干部档案管理部门的职责
（一）保管干部档案，为国家积累档案史料；
（二）收集、鉴别和整理干部档案材料；
（三）办理干部档案的查阅、借阅和传递；
（四）登记干部职务、工资的变动情况；
（五）为有关部门提供干部的情况；
（六）做好干部档案的安全、保密、保护工作；
（七）调查研究干部档案工作情况，制定规章制度，搞好干部档案的业务建设和业务指导；
（八）推广、应用干部档案现代化管理技术；
（九）定期向档案馆（室）移交死亡干部的档案；
（十）办理其他有关事项。

干部档案传递制度
（一）干部档案应通过机要交通传递或派专人送取，不准公开邮寄或交干部本人自带；
（二）县及相当于县以上的各级党委组织、人事部门，可直接传递干部档案；
（三）传出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批传出；
（四）传递档案必须按统一规定的“干部档案传递通知单”的项目详细登记，严格包封，以机密件发出；
（五）收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。逾期一个月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失；
（六）为使干部档案能够随着干部调动或职务的变动而及时传递，干部调配、任免工作部门应将干部调入单位和任免通知及时告知干部档案管理部门，并建立不要的联系制度。

干部档案管理人员职责
（一）坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和党的各项方针、政策，努力提高政治思想水平；
（二）热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，积极为干部工作服务；
（三）确保档案的安全，不得擅自转移、分散和销毁档案材料；
（四）严格遵守党和国家的保密制度，不得擅自提供档案或向他人泄漏档案内容；
（五）坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事；
（六）工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。

 送交档案材料归档制度
（一）注意当面清点材料份数并进行登记；
（二）检查材料用纸、用墨是否符合规定要求；
（三）认真检查材料字迹是否清晰，手续是否完备，内容是否完整、规范；
（四）零散材料必须一月之内入箱归袋，一年之内装订入卷。

干部档案及材料收集制度
（一）各级各单位，要充分认识材料及时归档的重要性，保证归档材料的质量，维护档案材料的真实性。
（二）新招收的干部（公务员）试用期满转为国家正式干部（公务员），其干部人事档案在办完一切手续后，由所在单位或主管单位政工人事干部及时送交档案管理部门保管。
（三）干部档案材料必须统一使用16开规格的办公用纸，并不得使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝墨水和复写纸书写。
（四）干部档案材料必须手续完备，内容真实，文字清晰，对象明确，写明承办单位及时间。
（五）形成干部档案材料的部门，应负责按要求把应归档的材料在一个月内送交档案管理部门。
（六）干部档案管理部门要经常了解和掌握形成干部档案材料的信息。发现送交的归档材料不符合归档要求时，要及时通知形成材料部门或送交人补办有关手续。
（七）干部档案管理人员，要熟悉收集归档工作的各项规定，对收集到的干部档案材料，要认真鉴别把关，及时入卷归档。

干部档案查借阅和微机信息提供制度
（一）查阅干部档案必须有两名以上正式党员，持“查阅干部档案呈报表”或“提供干部档案微机档案信息审批表”，并说明需要查阅、提供的理由，且经单位党组织和管档单位审批盖章后，方可查阅、提供；
（二）档案、微机管理人员，对要查阅、提供的内容有权审查，不得提供查阅者本人及其家属的档案和微机信息，本单位的组织、政工、人事部门一般不得查阅、索取本单位领导干部的档案资料和档案信息；
（三）干部档案、微机档案信息是党的机密材料，在查阅和提供使用期间应妥善保管。不查阅、摘抄、提供与问题无关的材料、信息。材料和信息内容不得向无关人员透露；
（四）查阅档案、索取微机档案信息，只限在阅档室、微机室内进行，不得拿出室外查抄和翻阅，如特殊情况需借用者，必须严格履行借阅登记手续，并按期归还；
（五）对档案材料应严加爱护，严禁在档案材料上涂改、圈划、批语或修改、增添、调换；
（六）查阅完毕后，应认真检查核对，无误后迅速送还档案管理人员。

重点部位三定措施
防火重点部位    管档单位档案室
防火责任人      ×××
防火措施：
一、认真贯彻执行上级的消防安全工作指示和规定，严格执行安全防火制度，并具体落实。
二、经常向本单位的干部职工进行安全防火宣传教育和防火知识教育。
三、经常进行安全防火检查，发现问题及时处理，并迅速向机关“安委会”报告。
四、发现火警、火灾，要及时报警，迅速组织力量扑救，并保护好现场，协助上级有关部门调查处理。
五、维护和处理好本单位的消防器材，对违反安全防火制度的人和事，应予以制止。

干部档案材料鉴别归档制度
（一）鉴别归档材料，必须根据中央有关文件的精神，以《条例》和《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》等有关规定为依据，严肃认真的进行。
（二）鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。
（三）鉴别归档材料的具体做法：
1、判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容。发现同名异人的，或不属于干部档案内容和重复多余的材料，应清理出来，并妥善保管。
 2、审查材料是否齐全、完整。对头尾不清，来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档。
 3、审查材料是否手续完备。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后再归档。
 4、鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其他重要问题，需要查清而未查清的材料，及未办理完毕的材料，不能归入干部档案，应交有关组织处理。
 5、鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。

干部档案的检查核对制度
（一）要将档案目录和档案材料核对无误，检查档案目录与材料的名称、形成时间和页码是否保持一致，
（二）检查材料是否有脱页漏装和损坏文字的现象，如有，应及时纠正。
（三）检查档案的装订孔，孔距规格应符合《条例》附件一的规定。
（四）一律使用《条例》附件一所规定的标准干部档案卷皮。
（五）档案卷皮须书写档案人的姓名，并不得使用同音字和不规范的简化字。
（六）检查档案的外观，应做到四边整齐，三边发光。
（七）每年至少检查核对一次干部花名册和库存档案，避免产生新的有人无档和有档无人的问题。
 
干部档案的保密保管制度
（一）要有专用的干部档案库房和档案柜。
（二）库房要备好必要设备。库房内严禁吸烟、烤火，下班时注意关好门窗，落好锁。
每周五下午进行一次安全保密检查。做好防火、防潮、防蛀、防盗、防晒、防高温等“六防”工作。
（三）库房和档案柜要保持清洁，库内不准存放无关物品。
（四）干部档案库房为机要重地，无关人员一律不准入内。
（五）不准携带档案材料进入公共场所，个人不准私自保存他人档案。
（六）档案工作人员要严格遵守党和国家的保密制度，不准向无关人员谈论档案内容，也不准用电话索取或提供干部的全部情况和涉及政治历史及其他重要问题的材料。
（七）档案工作人员在工作中形成的废纸不得乱扔，一律按保密规定予以销毁，销毁时必须有两名同志监督。